Insource vs Outsource

องค์กรในปัจจุบันมีต้นทุนการผลิตเกิดขึ้น โดยอัตราร้อยละแปดสิบมักจะเป็นต้นทุนด้านทรัพยากรบุคคล (Overhead Cost) และในหลายบริษัทที่มีข้อจำกัดในการเพิ่มจำนวนพนักงานถาวร หรือ Full Time Employee (FTE) หรือมีนโยบายลดการเพิ่มของพนักงานแบบไม่จ้างคนเพิ่มแต่ไม่ไล่คนออก ( Natural Attrition) เช่น ถ้ามีพนักงานออกก็จะไม่รับเพิ่ม ทำให้จำนวนพนักงานก็จะลดลงไปเรื่อย ๆ เพื่อประหยัดค่าใช้จ่ายในยุคเศรษฐกิจรัดเข็มขัดช่วงที่ผ่านมา ส่วนธุรกิจเองที่ยังคงต้องแข่งขัน บริการลูกค้า ในขณะเดียวกันต้องลดรายจ่ายด้านพนักงานด้วยจึงมีแนวความคิดการลดต้นทุนด้านบุคคลากรในกระบวนการทำงานต่าง ๆ การ insource ด้านบุคลากรจึงเกิดขึ้น โดยหลักการคือการทำสัญญาว่าจ้างกับบริษัทจัดหาบุคคลากรในตลาด (Third Party Agent) เข้ามาทำงานในองค์กรในส่วนสนับสนุนการดำเนินธุรกิจ เช่น ประชาสัมพันธ์ พนักงานขาย พนักงานบริการลูกค้าทางโทรศัพท์ (Call Centre Agent) พนักงานใส่ข้อมูลเข้าสู่ระบบ พนักงานตรวจเอกสารใบสมัคร เป็นต้น ซึ่งพนักงานเหล่านี้จะถูกจ้างโดยนิติบุคคลที่สามซึ่งทางองค์กรว่าจ้างแทนที่จะให้พนักงานทำสัญญากับทางองค์กรโดยตรง สิ่งที่ทางองค์กรได้ประโยชน์ในการทำ insourced contract กับนิติบุคคลที่สาม ก็คือ ค่าใช้จ่ายหรือต้นทุนที่ถูกลงกว่าการที่องค์กรจะทำการจัดจ้างพนักงานเอง เพราะองค์กรไม่ต้องให้สิทธิประโยชน์ เช่น ค่ารักษาพยาบาล สวัสดิการต่าง ๆ เหมือนพนักงานปกติ และสามารถจ่ายอัตราการจ้างแบบการบริการ ไม่ว่าจะเป็นเหมาจ่ายรายเดือน หรือจ่ายตามจำนวนชิ้นงานที่ทำเสร็จ หักลบกับชิ้นงานที่มีความผิดพลาด ผ่านรายงานควบคุมการทำงานของพนักงาน insource ได้ บริษัทที่ทางองค์กรจัดจ้างก็จะมีรายงานการประเมินผลพนักงาน การควบคุมการทำงาน ส่งมาให้กับทางองค์กรเป็นรายเดือน เพื่อตรวจสอบและชำระเงิน ซึ่งค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นองค์กรจะไม่ถือเป็นค่าใช้จ่ายเรื่องพนักงาน (Employee Salary) แต่จะถือเป็นค่าใช้จ่ายในการจ้างบุคคลที่สาม (Third Party Payment) ในงบการเงินไป แม้บางกรณีอาจจะถือว่าแค่เป็นการโยกค่าใช้จ่ายก็ตาม แต่หลายองค์กรเองก็นำหลักการนี้มาใช้ลดค่าใช้จ่ายโดยรวมในการทำการ insource  ที่สำคัญการทำ insource ลักษณะนี้ในธุรกิจสื่อสาร การผลิต ธนาคาร การเงินก็ยังเป็นที่นิยมโดยแพร่หลาย อย่างไรก็ตาม เนื่องจากพนักงาน insource จะเข้ามาทำงานในพื้นที่ขององค์กร จึงต้องคำนึงเพิ่มเติมถึงเรื่องการป้องกันการรั่วไหลข้อมูล (data security ) ด้วย บางองค์กร จะมีตู้ให้พนักงาน insource เก็บมือถือกระเป๋า ของส่วนตัว ก่อนจะเข้าไปทำงาน ในบางองค์กรจะไม่อนุญาตให้พนักงาน insource นั่งปนกับพนักงานปกติ และจัดพื้นที่แยกไว้ (separate access system) พนักงาน insource จะไม่สามารถเข้าระบบ intranet หรือ internet หรือ พิมพ์เอกสาร ได้เพื่อการป้องกันการลักลอบการส่งข้อมูล เป็นต้น จะมีข้อเสียที่องค์กรควรจะระมัดระวังในการทำ insource ก็คือเรื่องคุณภาพการทำงานของพนักงาน (low commitment) และอัตราการลาออกของพนักงาน insource ที่สูง (high turnover rate) ซึ่งอาจทำให้เกิดการติดขัดในการดำเนินธุรกิจได้ (business disruption) สุดท้ายในการควบคุมจำนวนพนักงานเข้าออกนี้ในบางบริษัทจะไม่ถือว่าเป็นหน้าที่ของแผนกบุคคล และถือเป็นหน้าที่ของธุรกิจแต่ละแผนกที่จะต้องควบคุมจำนวนพนักงานเข้าออกเอง รวมถึงค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้อง จึงอาจจะทำให้องค์กรขาดภาพรวมที่ชัดเจนหรือข้อมูลตัวเลขรวมให้แก่ผู้บริหารในการควบคุมการเพิ่มลดและงบประมาณอัตราการว่าจ้างได้

นอกจาก insource ที่กล่าวถึงข้างต้นแล้ว คราวนี้เราก็จะมาพูดถูก outsource กันบ้างว่าต่างกันอย่างไร การ outsource คือการนำงานในบางส่วนให้ผู้อื่นหรือนิติบุคคลที่สามทำ โดยไม่จำเป็นต้องทำงานในพื้นที่องค์กร และบริษัทที่ทางองค์กรจะว่าจ้างก็มีความเชี่ยวชาญไม่เฉพาะแต่เรื่องบุคคล แต่เป็นเรื่องเทคโนโลยี ขั้นตอนการทำงานที่ดีกว่าและมีต้นทุนที่ถูกว่าที่องค์กรจะทำเอง เช่น การใช้พนักงานรับส่งเอกสาร (messenger services) การผลิตบัตรเครดิต พิมพ์ใบแจ้งยอดบัญชี และพิมพ์เช็ค (personalized service and statement/cheque printing) การจัดเก็บเอกสารนอกสถานที่ (storage services) การจัดส่งของให้ลูกค้า และการส่งจดหมายโฆษณาสื่อสิ่งพิมพ์ต่าง ๆ  (premium services and direct mail services) เป็นต้น ในกรณีที่เกี่ยวกับด้านเทคโนโลยี อาจจะเป็นการจัดจ้างการพัฒนาระบบ ซึ่งถ้าเป็นสถาบันการเงินอาจจะต้องปรึกษากับทางธนาคารแห่งประเทศไทยว่าทำได้หรือไม่และขออนุญาตเป็นกรณี ๆ ไป ก่อนที่จะทำการ outsource นั้น ๆ เพราะอาจมีธุรกิจและกระบวนการเฉพาะที่ไม่สามารถ outsource ได้ เพราะถือว่าเป็นกระบวนการที่เกี่ยวกับกลยุทธ์ของธุรกิจเช่น การโอนเงิน การเปิดบัญชี การอนุมัติสินเชื่อเป็นต้น อย่างไรก็ตามกรณีการ outsource องค์กรเองจะยังต้องมีการควบคุมการดำเนินการ การตรวจสอบ และนโยบายการกำกับดูแล บริษัท outsource อย่างใกล้ชิดเพื่อลดความเสี่ยงด้านการปฎิบัติการ และผลกระทบต่อชื่อเสียงขององค์กรด้วย ในกรณีที่เกิดข้อผิดพลาดในการทำงานของบริษัทนิติบุคคลที่สาม นอกจากบริษัทผู้ถูกว่าจ้างจะต้องมีกระบวนการควบคุมที่ดีและโปร่งใส ทางองค์กรที่เป็นผู้ว่าจ้างจำเป็นจะต้องมีการทำตรวจสอบและทำรายงานประจำปีในการเยี่ยมชมสถานที่และการทำงานของ outsource agent นั้น ๆ ซึ่งก็จะมีงานธุรการอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง เป็นต้นทุนแฝงแก่ธุรกิจอีกด้วย

โดยสรุปแล้วไม่ว่าองค์กรจะทำการ ว่าจ้างบริษัทจัดหาบุคลากร (Third Party Insource Agent) หรือการว่าจ้างนิติบุคคลที่สาม (Outsourcing Agent) เพื่อมาทำงานในส่วนต่าง ๆ (non strategic activities) ที่ไม่ใช่กลยุทธ์หลักของธุรกิจก็ตาม ทางองค์กรควรจะมีคณะกรรมการกำกับตรวจสอบดูแลโดยรวมสำหรับกิจกรรมทั้งสอง เพื่อสร้างสมดุลระหว่างความเสี่ยงและการควบคุมค่าใช้จ่าย โดยเฉพาะการควบคุมอัตราการจัดจ้างบุคคลที่สามไม่ให้มีมากเกินไปจนทำให้ธุรกิจหลักขาดการควบคุมและ อาจจะเป็นการ oversourcing ไปได้ ดังนั้นการจะนำสองหลักการนี้มาใช้ในการดำเนินธุรกิจ องค์กรต่าง ๆ จะต้องมีการควบคุมสมดุลและใช้กลยุทธ์ในการ insource และ outsource อย่างถูกวิธีเพื่อให้เกิดผลตอบแทนที่ดีและช่วยลดต้นทุนองค์กรอย่างยั่งยืนต่อไป

ใส่ความเห็น

อีเมลของคุณจะไม่แสดงให้คนอื่นเห็น ช่องที่ต้องการถูกทำเครื่องหมาย *