การปรับประสิทธิภาพเพื่อการลดต้นทุนองค์กรอย่างยั่งยืน

ปัจจุบันหลายองค์กรตระหนักถึงความสำคัญและกลยุทธ์การลดค่าใช้จ่ายในยุคที่ต้นทุนมีมูลค่าสูงขึ้น นอกเหนือจากการสร้างรายได้  การสร้างภาพลักษณ์องค์กรด้านการช่วยเหลือและพัฒนาสังคม สิ่งแวดล้อม  และการพัฒนาคุณภาพบุคลากร เนื่องจากสภาพปัจจัยทางเศรษฐกิจที่เปลี่ยนไป เช่น การเพิ่มขึ้นของอัตราเงินเฟ้อ ค่าครองชีพขั้นต่ำ สถานะเสถียรภาพของรัฐบาล อีกทั้งผลประกอบการของธุรกิจยังได้รับผลกระทบจากปัจจัยภายนอกอื่น ๆ เช่น ความผันผวนของเศรษฐกิจโลก หรือ การเกิดวินาศภัยทางธรรมชาติหรือโดยเจตนา เช่น การประท้วง นัดหยุดงาน การวางระเบิด หรือปัจจัยความเสี่ยงภายใน เช่น ความเสี่ยงด้านการปฏิบัติการภายในองค์กร ซึ่งมีสาเหตุจากการทำงานผิดพลาดของพนักงาน ระบบล่ม การทุจริต ฉ้อโกง การสูญเสียข้อมูลของลูกค้าและองค์กร ปัจจัยเหล่านี้ล้วนส่งผลต่อต้นทุนที่ธุรกิจต้องแบกรับอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ ดังนั้นผู้ประกอบการและองค์กรต่าง ๆ จึงมีความจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องปรับแผนกลยุทธ์การขาย การตลาด การดำเนินการปฏิบัติงาน การเพิ่มความปลอดภัยทางข้อมูล และมีแผนปฏิบัติการสำรองกรณีสถานการณ์ฉุกเฉิน รวมถึงการตั้งสำรองจากการประเมินความเสี่ยงที่สูงขึ้น การเพิ่มมาตรการควบคุมความเสี่ยงด้านต่าง ๆ ตามต้นทุน ค่าใช้จ่าย รวมถึงความเสียหายที่เกิดขึ้นจริง ตั้งแต่ ด้านบุคคลากร การปฏิบัติการ เทคโนโลยี กฎหมาย จนถึง ปัจจัยภายนอกต่าง ๆ เพื่อรักษาความมีเสถียรภาพ ชื่อเสียง ความน่าเชื่อถือ ความมั่นคง สถานะทางการเงินของธุรกิจ (รวมถึงราคาหุ้นในตลาด) องค์กรจึงมีความจำเป็นที่จะต้องหาหนทางที่จะลดต้นทุนอย่างยั่งยืน ควบคู่ไปกับการปรับกระบวนการทำงาน หรือสร้างวิธีการทำงานที่มีประสิทธิภาพเพื่อให้ได้มาซึ่งกำไรจากต้นทุนที่ต่ำกว่าในการดำเนินงาน และเพื่อต่อยอดรายได้มากที่สุด ทั้งนี้ การลดต้นทุนที่ยั่งยืนของธุรกิจ คงมิใช่เป็นเพียงแค่การตัดทอนรายจ่าย ลดคน ลดค่าใช้จ่ายในส่วนที่ไม่สำคัญอีกต่อไป แต่หากยังหมายถึง การลดขั้นตอนการทำงาน การรื้อปรับระบบ การนำเทคโนโลยีใหม่ ๆ มาใช้ในสำนักงาน การบริหารจัดการเครือข่ายข้อมูล การบริหารจัดการที่เกี่ยวข้องกับการเพิ่มผลผลิต โดยมุ่งสู่ประสิทธิภาพและประสิทธิผล การเน้นความสำคัญของการเข้าถึงความต้องการลูกค้า และการเปลี่ยนแผนกลยุทธ์จากธุรกิจสายงานไปยังหน่วยที่มีต้นทุนต่อกำไรต่ำกว่า

การลดต้นทุนที่สำคัญทำได้โดยการปรับปรุงกระบวนการปฏิบัติงาน เช่น การนำเทคโนโลยี image scanning และโปรแกรมซอฟต์แวร์สำเร็จรูป workflow management มาใช้ในการบริหารจัดการการส่งงานต่อและจัดเก็บข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบ electronic ซึ่งช่วยลดต้นทุนการใช้กระดาษ รวมทั้งพื้นที่ในการจัดเก็บเอกสารต่าง ๆ ขององค์กร การลดการสูญเสียจากการจัดส่งเอกสารระหว่างแผนกโดยการใช้บุคลากร รวมถึงการสร้าง platform ฐานข้อมูลในการทำรายงานประเภทต่าง ๆ หรือการใช้ฐานข้อมูลร่วมกัน ซึ่งสามารถใช้ในการทำรายงาน วิเคราะห์ข้อมูลต่าง ๆ ที่จำเป็นสำหรับผู้บริหารระดับกลางและระดับสูง ช่วยลดระยะเวลาในการทำงาน การประมวลผลข้อมูลและลดค่าใช้จ่ายให้แก่องค์กรได้ในระยะยาว รวมทั้งช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้มากยิ่งขึ้น ในกรณีที่องค์กรหรือหน่วยงานบางแห่งมีข้อจำกัดในการลงทุนด้านเทคโนโลยีเนื่องจากต้องใช้ค่าใช้จ่ายเบื้องต้นค่อนข้างสูงนั้น ก็อาจจะนำเทคนิคการเขียนแผนผังขั้นตอนการทำงานและวิเคราะห์กระบวนการทำงาน process mapping รวมทั้ง การบริหารเชิงคุณภาพด้วย six sigma หรือ value stream มาใช้ในการปรับปรุงกระบวนการปฏิบัติงานให้มีข้อผิดพลาดน้อย และเพิ่มคุณภาพ ประสิทธิภาพและความเร็วของกระบวนการทำงาน เทคนิคอื่น ๆ ได้แก่ การลดขั้นตอนที่ไม่มีประโยชน์ในการทำงาน (non-value added) การลดความซ้ำซ้อนยุ่งยาก การรองาน การแก้ไขงาน และสร้างสิ่งแวดล้อมที่ดีในการทำงาน สิ่งเหล่านี้จะทำให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้นและองค์กรจะสามารถจัดสรรทรัพยากรไปใช้ให้เกิดประโยชน์อื่น ๆ เพื่อให้บรรลุเป้าหมายการลดต้นทุนองค์กรที่ยั่งยืน

ในปัจจุบันบริษัทนิยมที่จะลดต้นทุนโดยการใช้บริการจากบุคคลภายนอกเพิ่มสูงขึ้น โดยบริษัทข้ามชาติจะใช้การตั้งศูนย์การปฏิบัติการระดับภูมิภาคในประเทศที่มีต้นทุนทางธุรกิจที่ต่ำกว่า และสร้างทีมงานที่มีความรู้ความชำนาญ เพื่อดำเนินการให้บริการแก่ลูกค้าทั้งในองค์กรและนอกองค์กร เช่น การตั้งทีม call centre ที่ประเทศฟิลิปปินส์ หรือ อินเดีย ซึ่งเป็นประเทศที่มีค่าครองชีพในระดับที่ค่อนข้างต่ำ เพื่อให้บริการตอบปัญหาและช่วยเหลือลูกค้าได้ 24 ชั่วโมง  การตั้งศูนย์รวมข้อมูลและพัฒนาระบบเทคโนโลยีสารสนเทศขององค์กร การตั้งศูนย์ให้คำปรึกษาและการประกันคุณภาพ ซึ่งจะเป็นการประหยัดต้นทุนขององค์กรขนาดใหญ่เพราะศูนย์เหล่านี้สามารถรองรับการเติบโตของธุรกิจได้จากหลายประเทศ และช่วยเพิ่มศักยภาพการให้บริการและขีดความสามารถในการทำงาน รวมทั้งมีต้นทุนต่อหน่วยต่ำกว่า อย่างไรก็ตาม ในกรณีที่เป็นบริษัทลูกในประเทศไทย และมีศูนย์ปฎิบัติการในเครือบริษัทแม่ที่เกี่ยวกับการเงินธนาคาร องค์กรต้องหารือกับธนาคารแห่งประเทศไทย (ธปท.) เป็นกรณี ๆ ไป โดยเฉพาะถ้าเป็นกรณีการใช้บริการจากบุคคลภายนอกด้านงานเทคโนโลยีสารสนเทศ ที่เกี่ยวกับเนื้อหาการดำเนินงานทางยุทธ์ศาสตร์แบบมีนัยสำคัญ นอกจากนั้น ธปท.กำหนดว่าสถาบันการเงินต้องมีความรับผิดชอบต่อการให้บริการอย่างต่อเนื่อง โดยต้องคำนึงถึงเรื่องความน่าเชื่อถือของผู้ให้บริการ การคุ้มครองผู้บริโภค และการติดตามตรวจสอบผู้ให้บริการ อีกทั้งการใช้บริการจากบุคคลภายนอกอาจต้องคำนึงถึงข้อกฎหมายอื่น ๆ ต้นทุนโดยเปรียบเทียบ และปัญหาเรื่องภาษา การสื่อสาร รวมถึงภาระการควบคุมการทำงานที่องค์กรจะต้องวิเคราะห์เพื่อทำการตัดสินใจ ชั่งน้ำหนักว่าวิธีลดต้นทุนแบบนี้คุ้มค่าหรือไม่

หลายองค์กรได้ไอเดียการปรับปรุงการทำงานให้ดีขึ้นและลดต้นทุนองค์กรจากการรับฟังความคิดเห็นของลูกค้า เพราะลูกค้าคือหัวใจสำคัญที่สุดที่ทุกองค์กรต้องให้ความสำคัญ และในโลกที่มีกฎหมายคุ้มครองผู้บริโภค ผู้บริหารระดับสูงจึงควรมุ่งเน้นการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพทั้งภายในและภายนอกองค์กรเพื่อรับฟังและจัดการปัญหาที่ลูกค้าร้องเรียน โดยการพัฒนากระบวนการจัดการคำติชมของลูกค้าอย่างเป็นขั้นตอนและเป็นระบบ เพราะสิ่งที่ลูกค้าร้องเรียน เช่น ในกรณีการล่มของระบบ หรือความไม่สม่ำเสมอในการได้รับการบริการจากพนักงาน การได้รับใบแจ้งหนี้ล่าช้า ลูกค้ามีช่องทางที่จะส่งข้อร้องเรียนผ่านหน่วยงานรัฐบาล เช่น ธปท. กรมคุ้มครองผู้บริโภค หรือ เขียนข้อความวิจารณ์ใน Tweeter Facebook You-Tube ซึ่งทำให้เสื่อมเสียชื่อเสียงขององค์กรนั้น ๆ ดังนั้นองค์กรจึงต้องมีหน่วยงานภายในที่รับคำร้องเรียนและวิเคราะห์เชิงคุณภาพและปริมาณ เพื่อที่จะนำไปสู่การปรับปรุงการทำงาน การพัฒนาคุณภาพบริการ การเพิ่มการควบคุมคุณภาพ การแก้ไขนโยบาย รวมทั้งเพิ่มความรับผิดชอบขององค์กรต่อผู้บริโภคที่มากขึ้นตามลำดับ

เราจะเห็นได้ว่าผู้บริหารควรให้ความสำคัญในเรื่องของการลดต้นทุนอย่างยั่งยืน โดยการนำเทคโนโลยีใหม่เข้ามาใช้ในการบริหารจัดการ การใช้เทคนิค Outsourcing การพัฒนาการทำงานควบคู่ไปกับการพัฒนาคุณภาพด้านอื่น ๆ เช่น การปรับปรุงกระบวนการผลิตที่รวดเร็วและมีคุณภาพ และการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพจากลูกค้าสู่การผลิต รวมทั้งการปรับปรุงประสิทธิภาพในการดำเนินงานองค์กร เพื่อให้องค์กรบรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้และประสบความสำเร็จ

ใส่ความเห็น

อีเมลของคุณจะไม่แสดงให้คนอื่นเห็น ช่องที่ต้องการถูกทำเครื่องหมาย *