เทคนิคการบริหารจัดการโครงการ

ในโลกสมัยใหม่คงไม่มีใครไม่รู้จักการทำงานโครงการ (project) ซึ่งมีอยู่หลายรูปแบบแตกต่างกันไปตามระดับความซับซ้อน เป้าหมาย วัตถุประสงค์ ระยะเวลาดำเนินการของแต่ละโครงการ ทั้งภาครัฐและภาคเอกชนมีการจัดทำโครงการต่าง ๆ มากมาย อาทิเช่น โครงการวิจัยและพัฒนา เป็นต้น หลาย ๆ องค์กรมีการบริหารจัดการโครงการที่เกี่ยวข้องกับการปรับเปลี่ยนกระบวนการทำงาน การปรับปรุงระบบ โครงการเพิ่มประสิทธิภาพในการผลิต โครงการพัฒนาศักยภาพของทรัพยากรมนุษย์ รวมทั้งโครงการพัฒนาเชิงกลยุทธ์ที่ท่านอาจจะเคยได้ยินหรือได้รับรู้จากสื่อประเภทต่าง ๆ อยู่บ้าง บางโครงการอาจประสบกับความล้มเหลวเนื่องจากขาดการวางแผนที่ดีหรือบางโครงการอาจใช้เวลาในการดำเนินการให้แล้วเสร็จเกินเวลาที่กำหนด ซึ่งอาจส่งผลให้งบประมาณบานปลายได้ สิ่งที่สำคัญสำหรับผู้จัดการโครงการนั้น ก็คือ จะต้องคิดค้นและหาวิธีการที่เหมาะสม เพื่อให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย (Stakeholders) ได้ประโยชน์สูงสุด และมั่นใจได้ว่าโครงการจะเสร็จสมบูรณ์ทันเวลาและมีคุณภาพดีเยี่ยมอย่างที่วางแผนไว้

เทคนิคการบริหารจัดการโครงการที่ดีนั้น เริ่มตั้งแต่การเลือกโครงการ ควรเลือกโครงการที่สอดคล้องกับทิศทางการดำเนินธุรกิจหลักขององค์กร และโครงการที่มีการคืนกำไรภายในสองปี หรือ มีผลตอบแทนจากการลงทุน (Return on Investment – ROI) ที่สูง และมีมูลค่าปัจจุบันสุทธิ (Net Present Value – NPV) เป็นบวก ส่วนโครงการด้านการพัฒนาผลิตภัณฑ์ใหม่ หรือพัฒนาบุคลากรก็ควรจะเน้นเลือกโครงการที่จะสร้างผลลัพธ์ซึ่งสอดคล้องกับกลยุทธ์หลักของบริษัท สิ่งที่สำคัญอีกประการหนึ่งก็คือ การเลือกผู้จัดการโครงการที่มีคุณลักษณะและคุณสมบัติตามความเหมาะสม โดยอาศัยกระบวนการคัดเลือกที่ดี โปร่งใสและมีประสิทธิภาพจะช่วยให้สามารถสรรหาผู้จัดการโครงการที่มีทักษะในการสื่อสารดีเยี่ยม และมีความรู้ความสามารถเฉพาะทางได้ คุณลักษณะและคุณสมบัติที่กล่าวข้างต้นมีความจำเป็นอย่างยิ่งสำหรับการบริหารงานโครงการที่มีขนาดใหญ่และเกี่ยวข้องกับคนจำนวนมาก (large scale)  ซึ่งมีความจำเป็นต้องใช้ทักษะการสื่อสารมาก รวมทั้งทักษะในการบริหารจัดการโครงการ ตั้งแต่ขั้นตอนการนำเสนอโครงการแก่ผู้บริหาร การจัดประชุมผู้บริหาร การทำแผนสื่อสารในองค์กรและจัดตั้งทีมงาน การวางแผนงาน การปฏิบัติงานตามแผนที่วางไว้ การควบคุมคุณภาพ บริหารความเสี่ยง การส่งมอบโครงการ และการวัดความสำเร็จความคืบหน้าของโครงการ การประสานงานติดต่อกับผู้ร่วมงาน และการแก้ไขปัญหาต่าง ๆ อย่างทันท่วงที

อาจกล่าวได้ว่าการคัดเลือกโครงการและผู้จัดการโครงการเป็นปัจจัยขับเคลื่อนหลักปัจจัยหนึ่งที่ผลักดันโครงการไปสู่ความสำเร็จ อย่างไรก็ตาม ผู้บริหารจัดการโครงการควรคำนึงถึงข้อควรระวังอื่น ๆ เช่น ก่อนเริ่มโครงการใด ๆ ก็ตาม ควรได้รับการอนุมัติโครงการจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เกี่ยวข้องทั้งหมด รวมทั้งผู้บริหารระดับสูงขององค์กร โดยการจัดทำและนำเสนอเอกสารสรุปรายละเอียดโครงการ อันประกอบไปด้วยวัตถุประสงค์ ต้นทุนในการดำเนินงานโครงการทั้งหมด ระยะเวลาดำเนินการ และขอบข่ายโครงการ ความต้องการของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ประโยชน์และผลลัพธ์ที่เป็นรูปธรรม ทีมงานที่รับผิดชอบและหน้าที่ รวมทั้งระยะเวลาที่ทีมงานแต่ละท่านจะใช้ในการดำเนินการเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ของโครงการ เพื่อลดความเสี่ยง ปัญหา และความขัดแย้งที่อาจเกิดขึ้น ในบางกรณี หากผู้บริหาร หรือผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่สำคัญไม่ได้รับรู้และไม่มีส่วนร่วมในกระบวนการพัฒนาโครงการตั้งแต่ขั้นต้น อาจส่งผลให้ต้องล้มเลิกโครงการไป

ในส่วนการจัดทำแผนงานโครงการควรนำเสนอภาพใหญ่และภาพย่อยให้แก่ผู้บริหารระดับสูงและทีมงานเพื่อทุกฝ่ายจะได้ทำความเข้าใจ และข้อตกลงระหว่างกัน ในเรื่องต่าง ๆ เช่น การสนับสนุนด้านทรัพยากร เครื่องไม้เครื่องมือ รวมถึงการจัดสรรบุคลากรจากแต่ละหน่วยงานที่เกี่ยวข้องตามแผนที่ตกลงกันไว้ ถ้าเป็นโครงการที่มีขั้นตอนย่อย หัวหน้าโครงการควรกำหนดตัวชี้วัดความสำเร็จหลักในแต่ละจุด และมีการรายงานความคืบหน้าและสถานะของโครงการให้ผู้บริหารระดับสูง ผู้ที่เกี่ยวข้อง โดยระบุถึงงบประมาณที่ใช้ไป สิ่งที่บรรลุเป้าหมาย ปัญหาที่ต้องได้รับการแก้ไข การเปลี่ยนแปลงในโครงการที่สำคัญ ที่ต้องได้รับการอนุมัติ และสิ่งที่จะต้องทำต่อไปในอนาคต รวมทั้ง สถานะของโครงการโดยรวม อาจใช้สีที่แตกต่างกันในการระบุความคืบหน้าของโครงการ อาทิเช่น หากเป็นไปตามแผนที่กำหนดไว้ (ใช้สัญลักษณ์สีเขียว) ช้ากว่าแผน (ใช้สัญลักษณ์สีเหลือง) หรือ ล่าช้ากว่าแผนมากต้องแก้ไขด่วน (ใช้สัญลักษณ์สีแดง) เป็นต้น

ประการสุดท้าย กรณีที่ต้องมีการเปลี่ยน หรือปรับแผนงาน หรือกลยุทธ์ที่สำคัญ ผู้จัดการโครงการควรจัดการประชุม หรือช่องทางการสื่อสารระหว่างกันเพื่อรับฟังความคิดเห็นและตอบข้อสงสัยของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและทีมงานให้ครบทุกฝ่ายทั้งภายในและภายนอกองค์กร การบริหารผู้มีส่วนได้ส่วนเสียก็มีส่วนสำคัญที่จะช่วยให้การดำเนินงานเป็นไปอย่างสะดวกรวดเร็ว ผู้จัดการโครงการควรวิเคราะห์ผู้ที่มีส่วนได้ส่วนเสียและจัดทำแผนรับมือกับข้อขัดแย้งที่อาจเกิดขึ้น รวมถึงการสื่อสารในความถี่ที่เพียงพอเหมาะสมเพื่อช่วยให้การบริหารโครงการมีประสิทธิภาพ ท่านจะเห็นได้ว่าไม่เพียงแต่การบริหารงานโครงการโดยอาศัยความพิถีพิถันตั้งแต่การคัดเลือกโครงการ บุคลากร จัดทำแผน ยังต้องอาศัยศาสตร์ในการบริหารคนมาเกี่ยวข้องด้วย จึงจะส่งผลให้โครงการประสบความสำเร็จได้ดี

 

 

ใส่ความเห็น

อีเมลของคุณจะไม่แสดงให้คนอื่นเห็น ช่องที่ต้องการถูกทำเครื่องหมาย *